O Termo de Referência é um documento técnico que acompanha um Edital de Licitação juntamente com outros documentos afins. Se presta a garantir que a Contratante explicite suas necessidades e para que descreva, com a maior precisão possível, o produto que espera do trabalho a ser contratado.

Ele é parte integrante do Contrato celebrado entre as partes, Contratada e Contratante, após o processo licitatório ter sido encerrado e a vencedora ter sido homologada e adjudicada. O Termo de Referência deve esclarecer e estruturar as relações entre as partes envolvidas, no que tange aos assuntos técnicos especializados, tais como as normas técnicas a serem obedecidas, a descrição das diversas etapas de execução, a forma de fiscalização, os produtos a serem entregues e o quê deve ser desenvolvido e apresentado em cada um deles.

A adequada elaboração de um Termo de Referência ajuda a reduzir os riscos de que o produto final da contratação não atenda às necessidades e expectativas do Contratante, propiciando maior segurança na administração do contrato para todos os envolvidos.

Um Termo de Referência bem elaborado torna a licitação mais atrativa, inclusive para obtenção de recursos financeiros de órgãos financiadores, aumentando as chances de participação de fornecedores mais capacitados a fornecer o produto ou serviço desejado.

Para que o Termo de Referência de Estudos e Projetos possa apresentar as informações necessárias à correta execução dos serviços, devem ser consideradas em sua elaboração as seguintes premissas:

• Refletir as necessidades do Contratante;
• Fornecer informações que permitam à Contratada apresentar propostas técnicas e financeiras que correspondam à demanda do Contratante;
• Prover a Comissão Julgadora de elementos suficientes para que possa analisar e avaliar os aspectos relacionados à qualidade, quantidade, prazos e custos apresentados nas propostas técnicas e comerciais das concorrentes;
• Identificar as dificuldades, restrições ou condicionantes a serem consideradas na realização dos Estudos e Projetos;
• Apresentar documentação de referência (projetos, serviços de apoio técnico, documentos legais, análise da qualidade de mananciais ou corpos receptores etc.) e sua localização;
• Utilizar projetos padrão atualizados, quando pertinente;
• Listar os documentos de referência relevantes para o tipo de contratação em questão e que deverão ser seguidos durante a execução do contrato, tais como:
  
  - Normas Técnicas ABNT e/ou outras de uso da Contratante;
  - Especificações para elaboração de estudo de alternativas;
  - Projetos e Estudos existentes;
  - Orientadores e procedimentos técnicos de uso da Contratante;
  - Exigências de Prefeituras, Engenharia de Tráfego e outras Concessionárias;
  - Indicar parâmetros para localização de bota-fora e jazidas, quando pertinente;
  - Fornecer, quando possível, informações sobre a disponibilidade de áreas para a implantação das unidades previstas;
  - Fornecer dados relevantes para o licenciamento ambiental, a saber: se há conflitos pelo uso dos recursos hídricos em uso ou pelos recursos hídricos a serem utilizados; se o município contém, está inserido ou localiza-se próximo de áreas protegidas (APMs, APAs, Estações Ecológicas, Parques, Reservas Florestais, Indígenas, Quilombos etc.);
  - Listar as licenças e autorizações necessárias;
  - Definir de forma clara e precisa o escopo: caracterizar e quantificar os estudos e projetos, os processos de licenciamento e os serviços de apoio técnico necessários;
  - Identificar a necessidade de recebimento de produtos para atendimentos de demandas específicas (processos de financiamento, jurídicos, ambientais etc.), bem como de prazos especiais;
  - Considerar no cronograma, a interdependência entre as atividades, os prazos para execução, análise e aprovação dos trabalhos, bem como a interface com  agentes externos à contratação (proprietários, concessionárias, Poder Público etc.).

O texto deve ser claro e objetivo, evitando-se parágrafos muito longos ou muito curtos. Na primeira menção a uma sigla, deve ser escrito o nome por extenso e nas vezes seguintes, apenas a sigla. Conservar as memórias de cálculo relacionadas à quantificação e valoração do projeto (custo do projeto), mantendo-as arquivadas em local de fácil consulta.